Hvorfor betaler virksomheder for it-løsninger de ikke bruger?

Tempoet i udviklingen af digitale løsninger er steget eksponentielt de seneste år. Det har medført, at det kan være vanskeligt som virksomhed at følge med. Som populært værktøj er Microsoft 365 et levende eksempel på en løsning der af de fleste virksomheder ikke udnyttes fuldt ud fordi udviklingen går så stærkt.

Digitaliseringen

Digitaliseringen har efterhånden stået på i et par årtier. De seneste år er fremkomsten af nye systemer og funktioner til gengæld eksploderet. I særdeleshed ser vi rigtig mange standardløsninger der har til formål at effektiviserer og digitalisere diverse arbejdsprocesser i virksomheder. Inden for det finansielle område ser vi en enorm opblomstring af økonomisystemer som Dinero, Economic, Business Central etc. Hertil ser vi et vel af intregrerbare løsninger.  Ligesom der konstant dukker nye løsninger op til smartere håndtering af diverse arbejdsprocesser tæt på økonomisystemerne, eksempelvis Pleo der gør det nemmere at håndtere købsbilag med et kreditkort der er forbundet til en app på telefonen eller nye lønsystemer der udgiver sig for at være smartere og billigere end de etablerede løsninger. 

Let tilgængelige

De fleste af ovennævnte og øvrige nye og smarte løsninger har det tilfælles, at de er forholdsvis let tilgængelige for alle virksomheder uanset størrelse. Herudover udvikles der i et stigende tempo nye funktioner og integrationer med andre systemer. Et tempo som kræver konstant opmærksomhed fra virksomhedens side, hvis alle funktioner skal udnyttes.

Udnyt Microsoft 365

Det seneste årti har Microsofts e-mail system Exchange vundet et gevaldigt indtog i alle virksomhedsstørrelser lige fra én mand til 100.000 medarbejdere. Det er det vi blandt andet kender som Microsoft 365. Populariteten af Microsoft 365 har også medført, at der de seneste par år er blevet tilføjet nye funktioner i et tempo der kan tage pusten fra de fleste og videre medført, at et meget stort antal virksomheder ikke udnytter Office 365 fuldt ud.

De mest basale funktioner i Microsoft 365 er e-mail med kontakter og kalender. Dertil findes OneDrive til håndtering af filer i Skyen og sidst men ikke mindst desktopudgaven af Office pakken med Word, Excel, Outlook og PowerPoint etc. Dertil findes et væld af funktioner til samarbejde, udnyttelse af data, kunderelationer, systemintegration, automatisering og meget mere. 

Desværre ser vi alt for ofte, at det kun er de gamle og velkendte funktioner der anvendes. I flere tilfælde har vi hjulpet virksomheder der abonnerer på eksempelvis Office 365 Business Premium licenser (inkluderer både mail, OneDrive, Office pakke og et hav af andre funktioner), men som kun bruge Office pakken. Dermed skabes unødvendige omkostninger, men der mistes også potentiale på de forbedringer man kunne opnå ved at udnytte alle de tilgængelige funktioner. 

Vi har de seneste år set adskillige tilfælde hvor kun de basale funktioner som e-mail og OneDrive og Office pakke anvendes. Her ligger et særligt værdiskabende potentiale i form af bedre udnyttelse af samarbejdsplatformen Teams, der som en del af OneDrive og SharePoint giver mulighed for mere struktur når der samarbejdes på projekter. 

Med Flow får man mulighed for at automatiserer håndtering af information og filer imellem både Microsoft og tredjepartsløsninger. Over 800 forskellige triggere findes der pt. og der kommer konstant nye til, men man kan også bygge sine egne. Kun fantasien sætter grænser for hvad der kan automatiseres. 

PowerBI giver mulighed for at visualisere og analyserer data fra alle virksomhedens systemer, skabe flotte interaktive rapporter der let kan deles med kollegaer og kunder på tværs af alle enheder. 

I forlængelse af ovenstående eksempler på uudnyttede funktioner i Microsoft 365 findes dertil adskillige områder som kan udnyttes meget bedre end det gør i dag. Der absolut ingen skam i at være lig ovenstående eksempel og man kan berolige sig selv med, at ca. 90 % af alle danske virksomheder på Microsoft 365 er i samme båd. Årsagen til dette skal findes i, at tempoet i udviklingen af Microsoft 365 og øvrige cloud produkter fra Microsoft de seneste år har være så høj, at hverken virksomheder eller Microsoft partnere har kunnet følge med. Omfanget af Microsofts Cloud løsninger er nu blevet så stort, at der ikke længere findes en eneste medarbejder i Microsoft der har overblik og kendskab til alle Microsoft cloudprodukter.